第一章  总则

 

第一条 为了全面遵守《基金会管理条例》和《基金会章程》，规范发展，保障基金会的合法权益，使基金会的档案管理更加规范，特制定本管理制度。

 

第二章  文件材料的收集管理

 

第二条 坚持各责任人收集、秘书处档案管理员统一管理文件材料制度。

第三条 基金会工作人员外出学习、考察、调查研究、参加相关部门召开的会议等公务活动后，应将活动主要文件资料向档案管理员办理归档手续；

第四条 本基金会召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案管理员办理归档手续。

第三章  归档要求

 

第五条 归档时间要求：次年三月底完成上一年度文件资料的归档；跨年度的总结放在结束年度归档。

第六条 归档内容要求：归档文件材料中，应将每份文件的正件与附件、请示与批复、多种文字形成的同一文件等，分别立在一起，不得分开；将具有保存利用价值的文件材料收集齐全、完整，根据文件材料的形成规律和有机联系，科学整理归档。

第七条 归档格式要求：文件材料应按顺序依次编写页号，并填写卷内文件目录；卷内文件材料的情况说明，应逐项填写在备注表内；声像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者；照片档案应将照片分别整理归档。

第八条 归档程序要求：秘书处归档管理人员接收案卷时，各责任人必须将归档的案卷编制好移交目录，一式两份，管理人员按照目录清点无误；验收案卷质量符合要求后，交接双方在移交目录上签字，一份存档，一份责任人留存，以备查找。

 

第四章   档案管理员职责

 

 第九条 档案管理员应及时做好档案的收集、整理、归档工作，确保原始资料及单据齐全完整、安全保密。

 第十条 档案管理员应将归档的文件材料科学分类、整理、装订、编目、保存，并编制索引。

 

第五章  档案的查阅、借阅

 

第十一条 查阅、借阅流程：

1.   申请：填写档案查借登记表；

2.   审批：由部门负责人审核后报秘书长审批；

3.   查阅、借阅档案；

4.   归档。

第十二条 未经同意，不能复印、复制档案材料，一般不能将档案带出档案室，特殊情况需要借出者需要办理借阅手续，并及时归还。

第十三条 不准涂抹损坏文件材料，不得随意折卷或撕去其中文件。

 

第六章  档案的销毁

 

第十四条 以文书档案使用价值为鉴定依据，由秘书处鉴定，并提出处理意见，将鉴定情况及处理意见交秘书长审批，同意后，对需销毁的档案编造清册，办理批准手续即可销毁。

第十六条 销毁档案时，必须有两人监销，监销人应在销毁册上签字或盖章，并注明销毁方式和日期。

 

第七章  附则

 

第十七条 本制度由基金会秘书处负责解释。